Bent u producent of expediteur en wilt u goederen exporteren uit Nederland? Voordat u zaken kunt doen in het buitenland, zijn er documenten die gelegaliseerd moeten worden via de desbetreffende ambassades. Ambassade Diensten Embassy Services heeft meer dan 30 jaar ervaring met de legalisatie van (export)documenten. Wij verlenen deze specialistische diensten aan grote internationale bedrijven, het midden- en kleinbedrijf (mkb), non-profitorganisaties en notaris- en advocatenkantoren.

Snelle en betrouwbare legalisatie

Met de legalisatie van (export)documenten wordt de echtheid en rechtsgeldigheid ervan vastgesteld. Er zijn twee soorten legalisaties:

  • Consulaire legalisatie
  • De apostille, een vereenvoudigde legalisatie

Consulaire legalisaties

De meeste consulaten kunnen alleen documenten legaliseren die een stempel hebben van het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag. Bij legalisatie van handelsdocumenten voor landen in het Midden-Oosten volstaat soms een legalisatie door de Kamer van Koophandel. Afhankelijk van het soort document en door welke instantie dit is afgegeven wordt bepaald of het document voor legalisatie rechtstreeks naar de ambassade kan of dat er eerst nog andere instanties moeten worden bezocht.

Apostille: vereenvoudigde legalisatie

Bij de Haagse conventie op 5 oktober 1961 is internationaal afgesproken de vereisten van legalisatie te vereenvoudigen. Men kwam overeen dat consulaire legalisatie niet nodig is indien het document is voorzien van een apostille. Zo’n apostille is het officiële zegel van de rechtbank. Die verklaart zo dat uw documenten authentiek zijn. U kunt ze daarna bij het zakendoen gebruiken in meer dan honderd landen die dit Apostilleverdrag ondertekenden.

Bij zowel de verkorte- als de langere procedure kunnen wij u ondersteunen. Wij bezoeken voor u de desbetreffende ambassades of consulaten in Nederland en België. Ook gaan wij langs bij de rechtbank en/of ministeries. Alle documenten die gelegaliseerd moeten worden, worden strikt vertrouwelijk behandeld. Wij versturen uw documenten uitsluitend via onze eigen betrouwbare koeriersdienst.

Notaris

De notaris regelt een gewaarmerkte kopie (true copy). Dit is een fotokopie die een notaris maakt van een origineel document. Het betreft vooral documenten zoals diploma’s.

Rechtbank

De rechtbank bevestigt door middel van een legalisatie of apostille de echtheid van de handtekening op een document.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

(Export)documenten die u heeft ontvangen van een overheidsinstantie – de gemeente, een ministerie, de Kamer van Koophandel of een rechtbank – moeten vaak door het Ministerie van Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd. Pas daarna kunt u de documenten aanbieden voor legalisatie bij de desbetreffende ambassade. Documenten van de Belastingdienst moeten eerst erkend worden door het Ministerie van Financiën voordat u de documenten kunt aanbieden bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Ministerie van Financiën

Documenten die afkomstig zijn van de Belastingdienst dienen te worden erkend door het Ministerie van Financiën voordat deze kunnen worden aangeboden bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Ministerie van VWS

Het Ministerie van VWS zorgt voor het legaliseren van medische- en farmaceutische documenten.

Beroepen Individuele Gezondheidszorg (BIG)

Voor de legalisatie van medische documenten moet u zich laten registeren in het BIG-register (Beroepen Individuele Gezondheidszorg). Dit is de instantie waarbij alle officieel erkende Nederlandse medisch specialisten zijn aangesloten. Wij kunnen deze erkenning voor u regelen bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). BIG-registratie verleent duidelijkheid over de bevoegdheid van een zorgverlener.

Dienst Uitvoerend Onderwijs (DUO)

Indien u naar het buitenland gaat voor werk of studie, heeft u vaak een gelegaliseerd opleidingsdocument nodig (diploma, cijferlijst e.d.). Deze documenten dienen door het DUO eerst te worden erkend voordat deze documenten door de ambassade worden geaccepteerd.

Neem gerust contact op

Heeft u nog vragen over de legalisatie van (export)documenten? Neem gerust contact op met ons voor meer informatie. Ons e-mailadres is: [email protected].

Van maandag t/m vrijdag van 09:00 tot 17:30 uur is onze afdeling legalisatie ook telefonisch bereikbaar op: 070-346 4900. Voor legalisaties, kies optie 2.